Esto no es una campaña. Es una tarde de trabajo que te deja tres cosas: una lista, un orden y tres mensajes escritos.
Tiempo: unos noventa minutos la primera vez. Después, veinte minutos cada vez que la repitas.
Dónde está tu lista, de verdad
La lista no está en tus contactos. En los contactos está todo el mundo mezclado, y una lista donde todos son iguales no sirve para decidir nada.
La lista está donde están los pagos, porque solo ahí aparecen los dos datos que necesitas: cuándo te pagó y cuánto.
Busca en estos cuatro sitios. Casi ningún negocio tiene uno solo, y ninguno de los cuatro es la base de datos que crees que te falta. Los cuatro juntos son tu lista de hoy.
| Dónde | Qué sacas de ahí | Cómo |
|---|---|---|
| Donde cobras (el sistema de pagos, la terminal, la aplicación) | Nombre, fecha y monto. Es la fuente más completa | Exporta o imprime el historial de los últimos dos años |
| El programa de citas o la agenda | Quién venía, cada cuánto y cuándo fue la última vez | Busca la última cita de cada persona, no la lista de citas |
| El cuaderno o la hoja de cálculo que lleva alguien del equipo | Muchas veces lo más fiel, porque lo escribió una persona | Pídeselo a quien lo lleva y no lo reescribas todavía |
| El correo donde salen las facturas | El respaldo de todo lo anterior y a veces lo único que hay | Busca por la palabra que usas en el asunto de tus facturas |
La hoja donde lo juntas todo
No necesitas un programa. Una hoja con cinco columnas alcanza: Nombre - Cómo lo contacto - Qué contrató - Cuándo fue la última vez - Cuánto pagó
Si te falta alguna columna en algún caso, déjala vacía y sigue. Una lista incompleta que existe vale más que una perfecta que no vas a terminar hoy.
A quién quitas antes de empezar
Esto va antes de los cortes, y son cuatro minutos que evitan disgustos.
Los tres cortes, en este orden
No se le escribe a todo el mundo el mismo día, por dos razones: no puedes atender a todos si contestan a la vez, y no todos merecen el mismo mensaje.
Corte 1. El que tenía un ritmo y lo rompió
Quién es: venía cada cierto tiempo y dejó de venir. La señal no es que haya pasado mucho tiempo, es que su propio ritmo se rompió.
Cómo lo sacas: en tu hoja, al lado de cada nombre, escribe dos cosas: cada cuánto volvía esa persona, y cuánto lleva ahora. Quédate con quien pasó del doble de su propio intervalo. Alguien que volvía cada tres meses y lleva ocho entra; alguien que volvía cada dos años y lleva ocho no.
Por qué va primero: es el único donde el mensaje se escribe solo, porque tienes algo verdadero que decir: notaste su ausencia. Es el que más rápido devuelve algo.
Corte 2. El que gastó bien, una sola vez
Quién es: vino, pagó por encima de lo normal, quedó contento, y no volvió nunca.
Cómo lo sacas: ordena la lista por monto, de mayor a menor, y quédate con los de arriba que solo aparecen una vez.
Por qué es el más difícil: no tiene un ritmo roto que puedas mencionar. Aquí no puedes decir "notamos que no has vuelto", porque nunca tuvo la costumbre de volver. El motivo tiene que ser algo nuevo.
Corte 3. El de hace mucho
Quién es: más de dos años sin aparecer.
Cómo lo sacas: todo lo que quede después de los dos cortes anteriores, con fecha de hace más de dos años.
Y lo decimos sin adornos: la mayoría no va a contestar. Se hace igual porque escribirlo cuesta lo mismo, pero va de último y con expectativas bajas.
Los tres mensajes, escritos
Tres cosas hacen la diferencia y las tres son de fondo, no de estilo:
Mensaje del corte 1
Hola [nombre], le habla [tu nombre] de [negocio]. Estaba revisando y vi que la última vez que vino fue [mes], para [lo que contrató]. Quería saludarlo y comentarle que [lo que cambió, o: ya estamos en la temporada de eso].
¿Le reservo un espacio esta semana o la próxima? Con que me conteste sí o no me alcanza.
Mensaje del corte 2
Hola [nombre], le escribe [tu nombre] de [negocio]. Nos acordamos de usted por [el trabajo concreto que contrató], que fue de los que mejor salió.
Le escribo porque ahora también [lo nuevo], y me pareció que le podía servir justo a usted por [la razón concreta].
¿Le cuento en dos líneas o prefiero no molestarlo con esto?
Mensaje del corte 3
Hola [nombre], soy [tu nombre] de [negocio]. Hace bastante que no nos vemos, así que este mensaje es más para saludar que otra cosa.
Si en algún momento le hace falta [lo que haces], aquí seguimos y ahora [lo que cambió]. Y si prefiere que no le escriba más, dígamelo y lo saco de la lista al momento, sin problema.
Fíjate en lo que hacen los tres, porque es lo que hay que conservar al adaptarlos: mencionan algo concreto de esa persona, piden poco, y dejan una salida limpia.
Cómo los mandas
Por donde esa persona ya hablaba contigo. Si todo fue por WhatsApp, por WhatsApp. Si todo fue por correo, por correo. Cambiar de canal en el primer mensaje hace que parezca que te sacaron el número de algún lado.
Uno por uno, no en difusión. Se nota, y lo único que quieres probar es que hubo alguien del otro lado.
Qué anotas, y es lo único que hace que la próxima sea mejor
De cada tanda, anota tres números y nada más: a cuántos escribiste - cuántos contestaron - cuántos agendaron
Con eso tienes tu propio dato, que es el único que sirve. No te vamos a dar un porcentaje de referencia, porque cualquier cifra depende de un sector, un mensaje y una lista que no son los tuyos. La primera tanda te lo da.
Y anota también, en una línea, lo que te contestó el que dijo que no. Ahí es donde aparecen las razones reales por las que la gente deja de volver, y esa información no la tienes por ningún otro camino.
Esto se puede hacer mal de una sola forma: armar la lista y no mandar nada.
Así que cuando termines el corte 1, manda tres mensajes hoy. No quince, no la tanda completa. Tres, a las tres personas que más claramente encajan.
Si mañana contesta uno, ya sabes que esto funciona en tu negocio y el resto es repetir. Si no contesta ninguno de los tres, el mensaje necesita trabajo y te enteraste gastando tres nombres en vez de ciento cincuenta.
Tres mensajes mandados hoy valen más que una lista perfecta guardada para el lunes. Esa es toda la guía en una línea.
