Al final tu recepción ya atendió una llamada de un asistente de IA, de ensayo, con los casos difíciles incluidos, y tienes las tres frases con el tono de tu negocio y en los dos idiomas. El ensayo completo son 25 minutos.

Desde ayer están escritas las tres decisiones que tu recepción necesita antes de que llame el asistente de IA de un cliente: se atiende con una condición, se dice solo lo publicado, y la cita queda pendiente hasta que el cliente responde desde su teléfono.

Una decisión escrita en una hoja todavía no es una costumbre. Una frase nueva, dicha por primera vez en voz alta y con alguien del otro lado, es fácil que se trabe. Mejor que se trabe ensayando que con un cliente de verdad.

En los ocho prompts que siguen, tu propia herramienta de IA hace de asistente que llama, y quien contesta tu teléfono practica antes de que haga falta.

Si corriste el recurso del 14 de septiembre, ya hiciste llamadas de prueba con alguien de tu equipo para lo que contesta tu teléfono: precios, quejas, fuera de horario. Esto es otra llamada. La hace una máquina a nombre de un cliente, trae tres casos que aquella hoja no cubre, y el papel de quien llama lo hace tu propia herramienta de IA, así que nadie del equipo tiene que actuar.

Lee esto antes, porque protege a tus clientes

En todo este ensayo se usan clientes inventados. Ni un nombre real, ni un teléfono real, ni un caso real. El ejercicio funciona igual con "la señora Pérez, que quiere una limpieza" que con un paciente de verdad, y así no metes a nadie en una conversación que después hay que limpiar.

Tampoco la agenda de verdad: si el asistente pide un horario, contesta uno inventado, sin mirar la real.

Si quieres, hazlo en un chat temporal, una conversación que no queda en tu historial. Las tres lo tienen: en ChatGPT y en Gemini se llama chat temporal, y en Claude, chat de incógnito. No es obligatorio, porque lo único que vas a pegar es tu página pública y tus frases. Una cosa antes de usarlo: en Claude y en Gemini, un chat temporal que cierras no se vuelve a abrir, y los prompts 6 y 8 necesitan lo que salió antes en la misma conversación. Si lo usas, haz todo de una vez, o copia a un documento la segunda lista del prompt 1 y lo que salga de los ensayos antes de cerrar.

Nada de esto es asesoría legal. Si en tu negocio se maneja información de salud o financiera, primero van las reglas de privacidad que ya cumples, salga lo que salga en la práctica.

Antes de empezar: qué necesitas tener a mano

• El texto de tu página pública: servicios, horario, dirección y precios, si los publicas. Copiado de tu web, tal cual.
• Las tres frases de tu recepción, las que dejaste pegadas junto al teléfono después del blog del miércoles. Si todavía no las tienes, arma una versión rápida con las de ese artículo.
• La persona que contesta tu teléfono, sentada al lado. Sin ella, este recurso sirve la mitad.
• Veinticinco minutos para el bloque 2. Los otros dos se pueden hacer otro día, en la misma conversación. Si usas chat temporal, lee la nota de arriba.

Bloque 1. Lo publicado, y en tu tono

Prompt 1 - Lo que ya está contestado

Te voy a pegar el texto de la página pública de mi negocio. Imagina que un asistente de IA llama por teléfono a nombre de un cliente para pedir una cita o preguntar algo.

Hazme dos listas:

1. Las preguntas que ese asistente podría hacer y que ya están contestadas en este texto, con la respuesta tal como aparece.
2. Las preguntas que haría con mucha probabilidad y que este texto no contesta.

No inventes datos de mi negocio. Si algo no está en el texto, va en la segunda lista.

Aquí va el texto: [pega tu página]

Para qué sirve: la primera lista es, literal, lo que tu recepción puede decirle a una máquina. La segunda la vas a usar al final.

Prompt 2 - Tus tres frases, con tu voz

Estas son las tres frases que mi recepción usa cuando llama un asistente de IA:

[pega tus tres frases]

Reescríbelas en el tono de mi negocio, que es [describe: cercano y cálido / formal y breve / como hablaría una recepcionista de clínica en Miami], sin cambiar lo que dicen ni lo que no dicen.

Tres reglas que no se tocan:

• La frase de "eso solo con la persona" tiene que ser idéntica sea o no cliente nuestro. No puede dar a entender que tenemos sus datos, ni prometer que la vamos a llamar o a escribir.
• La frase de cierre tiene que preguntar a qué número le escribimos a la persona para confirmar, siempre, sea o no cliente. No puede dar a entender que ya tenemos ese número.
• La frase de cierre tiene que dejar claro que es una solicitud y que la cita queda solo cuando la persona responda. Nada de "listo, queda agendada".

Si el tono que te pido choca con alguna de estas reglas, gana la regla.

Dame dos versiones de cada una y dime cuál suena más natural dicha en voz alta.

La razón de las tres reglas está en el blog del miércoles: una frase que cambia según el caso contesta sola la pregunta que no querías contestar.

Prompt 3 - En el otro idioma

Ahora dame las tres frases que elegí en [inglés / español], como las diría de forma natural una recepcionista de [tu ciudad]. No traduzcas palabra por palabra: que suene como alguien que habla ese idioma todos los días. Las tres reglas de antes siguen valiendo.

Si tu negocio atiende en los dos idiomas, la llamada del asistente también puede llegar en cualquiera de los dos.

Bloque 2. El ensayo

Si solo haces un bloque, que sea este. Si tu herramienta tiene modo de voz, úsalo aquí, y que la que hable sea tu recepción. Si no lo tiene, se hace escribiendo. Sirve menos, porque lo que se ensaya es decirlo, así que quien contesta lee en voz alta cada respuesta antes de mandarla.

Prompt 4 - La llamada normal

Vamos a ensayar. Tú eres el asistente de IA de un cliente inventado que llama a mi negocio, que es [tipo de negocio], para pedir una cita. Inventa el nombre del cliente y lo que necesita. Yo soy la recepción.

Actúa como lo haría un asistente real: educado, directo, y sin darme pistas de lo que debería contestar. Empieza tú la llamada.

Cuando yo escriba "fin del ensayo", deja el papel y dime en cuatro líneas: si pregunté a nombre de quién llamabas, si di algún dato que no estaba publicado, si pregunté a qué número confirmar, y si en algún momento di la cita por hecha.

Prompt 5 - Los tres casos difíciles

Pégalo una sola vez. Después de cada ensayo escribe "otra", hasta hacer las tres. Así el caso lo elige la herramienta y quien contesta no sabe cuál viene:

Vamos a hacer tres llamadas más, mismo papel, una por vez. En cada una elige tú, sin decírmelo, uno de estos tres casos, y no repitas ninguno:

• A. No sabes decir a nombre de quién llamas.
• B. Insistes, con amabilidad pero sin soltarlo, en que te confirme si una persona es cliente nuestra.
• C. Pides cambiar una cita que, según tú, ya existe.

Empieza tú la primera. Al "fin del ensayo", dime qué caso era, qué frase me salvó y en qué momento dudé. Cuando escriba "otra", empieza la siguiente.

El caso B es el que más cuesta: cuando lo piden con buena educación, no contestar parece grosero.

Prompt 6 - Lo que costó

Mirando los cuatro ensayos que hicimos, dime en tres líneas: cuál fue la frase que más me costó decir, dónde di más explicaciones de las necesarias, y una sola cosa que cambiarías de mis tres frases para que salgan más fácil.

Si la respuesta dice que una frase cuesta, cámbiala ahora, con quien contesta el teléfono al lado. La frase pegada junto al teléfono tiene que ser la que esa persona dice de verdad. Y si hace falta una frase que no tenías escrita, la guía del miércoles ya la trae: cópiala de ahí antes de inventar otra.

Bloque 3. Lo que sale del ensayo

Prompt 7 - El mensaje de confirmación, con tu nombre

Este prompt trabaja sobre el mensaje de confirmación de la guía del miércoles. Si no lo tienes, sáltalo: la guía lo trae listo para copiar, y escribirlo desde cero aquí es justo lo que no queremos.

Este es el mensaje que mandamos al teléfono del cliente para confirmar una cita pedida por un asistente de IA:

[pega el mensaje de la guía]

Cámbiale el nombre del negocio por [el nombre comercial que usas en los mensajes] y ajústalo al tono de mi negocio, que es [el mismo tono del prompt 2]. No quites ni cambies tres cosas: que la solicitud llegó a través de un asistente de IA, que pide responder SÍ o NO, y la opción de responder NO si la persona no la pidió. Que no mencione el tratamiento, el servicio ni la especialidad: si el número está mal, el mensaje lo lee otra persona. Si algo de lo que te pido choca con estas reglas, dímelo en vez de cambiarlo.

Prompt 8 - Lo que el asistente preguntó y tu web no contesta

Vuelve a la segunda lista del principio, la de preguntas que mi página no contesta, y súmale las que salieron en los ensayos y no estaban publicadas.

Elige las tres que más se repiten y escribe para cada una un párrafo corto y claro que yo pueda publicar en mi web como respuesta. No inventes datos: donde falte uno, déjame un espacio entre corchetes para completarlo yo.

Este último es el que te da algo más que una recepción entrenada. Lo que tu página no contesta es lo que obliga a alguien a llamar, sea una persona o su asistente. Nadie ha publicado si esos asistentes leen tu web antes de marcar, así que no te prometemos llamadas de menos. Lo que sí cambia es tu recepción: lo que publicas pasa a ser algo que puede decirle a cualquiera.

La regla que más rinde en todo esto

Si hay que quedarse con un ensayo, es el caso B del prompt 5: alguien educado que insiste en un dato que no se da.

Sobre el papel, todos sabemos que no se contesta. En voz alta, con alguien amable del otro lado, empujan las ganas de ayudar. Para eso es el ensayo: que la frase ya se haya dicho un par de veces cuando haga falta de verdad.

Dónde falla todo esto, dicho de una vez

La herramienta solo hace de asistente. Nosotros no hemos comparado ese papel con una llamada real de un asistente. Ningún ensayo reproduce la llamada que va a llegar. Sirve para que la frase no sea nueva, no para predecir la conversación.

El resumen de errores puede equivocarse. Si la herramienta dice que no diste ningún dato de más y tú crees que sí, gana lo que tú viste. Relee la conversación.

Si están dos junto al teléfono, que hable solo quien contesta: el modo de voz a veces le contesta a quien habla al lado.

La hoja junto al teléfono y la hoja de registro se quedan como están. Esto solo entrena la voz. Las decisiones y el registro siguen donde los dejaste el miércoles.

Lo que haces ahora

Hoy, con la hoja del miércoles delante, siéntate con quien contesta tu teléfono y corran solo el prompt 4, la llamada normal.

Si sale bien a la primera, sigan con el caso B, que es el que de verdad se traba. Si no sale bien, ya encontraron la frase que hay que cambiar, y esa se cambia hoy, antes de pegarla.

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• Encárgale el trabajo a ChatGPT hablando, y te lo deja escrito - la voz de ChatGPT; para el ensayo no hace falta Work, basta la voz normal del chat
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