Después de una reunión, lo que se acordó se queda en la memoria de cada quien, y cada memoria guarda una versión distinta. Lo que ayuda no es una herramienta nueva, sino tener el texto de lo que se dijo y pedirle a la IA que lo ordene sin añadir nada.
Paso 1. Consigue el texto
Necesitas la transcripción: lo que se dijo, escrito. Puede venir de la herramienta con la que ya haces tus llamadas, de un archivo de audio que transcribas o de tus propias notas pegadas.
Sea cual sea el origen, el paso es el mismo: que el texto quede en un lugar donde puedas pegarlo en un asistente de IA.
Paso 2. El prompt
Pégalo junto con la transcripción:
Con la transcripción de esta reunión (fecha de la reunión: [escribe la fecha]), dame:
1. Los acuerdos, uno por línea.
2. Los pendientes, en una tabla con: tarea, responsable, fecha y la frase de la transcripción donde se dijo.
3. Lo que quedó sin decidir.
Usa solo lo que se dijo en la reunión. Si falta un responsable o una fecha, escribe "no se dijo". Si alguien dijo una fecha relativa ("el viernes"), cópiala tal cual y no la conviertas en fecha del calendario. No inventes nada.
Paso 3. Dos minutos de revisión
Lee la tabla con la transcripción al lado. La columna de la frase te dice dónde buscar. Comprueba tres cosas: que cada responsable aparezca de verdad en la conversación, que las fechas sean las que se dijeron y que no falte nada que recuerdes.
Qué hace mal este método
- Depende de la transcripción. Si el audio era malo o se pisaban las voces, el texto tendrá errores y la tabla también. Revisa nombres y cifras.
- No entiende lo que no se dijo. Un "yo me encargo" sin nombre claro, o un acuerdo hecho con la mirada, no queda en el texto.
- No sustituye a quien lidera la reunión. Cerrar con "entonces quedamos en esto" en voz alta le da a la IA algo claro que ordenar.
Quién debería saltárselo
- Si la reunión trata información de clientes que no puede salir de tus sistemas, no la pegues en ningún asistente hasta saber dónde se guarda.
- Si ya tienes una herramienta que resume tus llamadas y te funciona, usa el prompt solo para comparar su resultado con el tuyo.
- Si apenas empiezas con IA en tu negocio, el primer agente de tu negocio no debería decidir nada: empieza por tareas como esta, que tú revisas.
- Si nadie aceptó ser grabado, no grabes ni transcribas.
Una cosa que no probamos
No probamos este prompt con una herramienta concreta para este artículo. Es una instrucción que le pide a la IA ceñirse al texto, y por eso la revisión del paso 3 no es opcional. Haz la primera prueba con una reunión corta y de bajo riesgo.
Antes de grabar a alguien
Pide permiso y dilo en voz alta: "Voy a grabar esto para sacar los pendientes, ¿les parece bien?". Las reglas sobre grabar conversaciones cambian según el lugar y no somos abogados, así que revisa las de tu estado o país. Pedir permiso es lo correcto en cualquier caso.
Y si te preguntas cómo te encuentran hoy los clientes que le piden recomendaciones a un asistente, el mapa de SEO, GEO y AEO lo explica.
Las herramientas cambian seguido. El prompt que le prohíbe inventar te sirve con todas.
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Fuentes
El método y el prompt son de Hub365 y no se probaron con una herramienta concreta. Una fuente sobre cómo una herramienta convierte audio en texto:
- Add or discover new sources for your notebook, Google (centro de ayuda de Gemini Notebook), consultada el 2 de noviembre de 2026 - https://support.google.com/gemininotebook/answer/16215270
